Ifes disponibiliza Manual de Procedimento de Protocolo e Arquivo

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Está disponível para acesso o Manual de Procedimento de Protocolo e Arquivo do Ifes. O documento contempla dois arquivos, um específico para processos digitais e outro voltado para processos físicos. Ambos foram construídos por um grupo de trabalho nomeado pela portaria nº 1.724/2020.

O documento tem como objetivo fornecer a orientação necessária para o estabelecimento de um padrão de organização e rotina do trabalho relacionado às atividades de protocolo e arquivo, mantendo os campi em conformidade com o todo e com uma comunicação única. O Manual de Procedimento de Protocolo e Arquivo está disponível no site da Pró-Reitoria de Desenvolvimento Institucional (Prodi).

O grupo de trabalho surgiu da necessidade de adaptação da Capa de Processo para se adequar às alterações propostas pela Portaria Interministerial nº 1.677, de 7 de outubro de 2015, e, com o tempo, tornou-se indispensável também a adaptação dos procedimentos de protocolo. E a implantação do sistema de tramitação de processo em meio eletrônico, Sipac​, trouxe a demanda por orientação quanto à criação dos processos eletrônicos. “Teve todo um caminho percorrido nesse tempo que acompanhamos e nos adaptamos para tornar o Manual o mais próximo da nossa realidade, levando a padronização para todo o Ifes”, explica a presidente do grupo, Gissely Potratz Caus.

“Na parte de protocolo, estamos caminhando para muitas mudanças e precisaremos consultar até nos adaptarmos à documentação eletrônica”, destaca Gissely. “E quanto à parte de arquivo, temos um legado a ser organizado, uma documentação física precisando de tratamento e que muitas atividades de arquivo realizadas em meio físico devem ser aplicadas também em meio eletrônico, como a atribuição dos códigos de classificação, respeito à temporalidade, organização, etc.”, complementa.

Em caso de dúvidas quanto aos procedimentos de protocolo, a orientação é que sejam sanadas nas coordenadorias de protocolo ou o servidor responsável pela orientação e atividade nos campi. A Comissão Permanente de Gerenciamento de Processos Eletrônicos (CPGPE) também disponibiliza vários tutoriais e e-mail para contato em: prodi.ifes.edu.br/2017-08-01-12-30-45/cpgpe.